Video conferenze efficaci: strumenti e trucchi (7 + bonus)

Nel passato abbiamo vissuto un momento storico dove la videochiamata era pura fantascienza realizzata.
Cellulari ad abbonamento, telefono fissi con telecamera a colori; una tecnologia che, molto rapidamente, è entrata nelle nostre case (e tasche).

Oggi, la video conferenza è all’ordine del giorno, complice il periodo e, soprattutto, la dibattuta questione delle Assemblee di Condominio Online.

No, non stai leggendo l’ennesimo articolo sulla fattibilità o meno dell’assemblea online (noi l’abbiamo attivata prima del lockdown e in tempi non sospetti a richiesta di un nostro innovativo Cliente, ProGest srl, ma, nei casi in cui non ci sia la presenza di tutti i condomini, stiamo anche noi attendendo sviluppi legislativi), ma vogliamo darti delle indicazioni tecnico-informatiche, consigliando anche strumenti pratici (che abbiamo testato ed utilizziamo personalmente) per allestire al meglio una video conferenza o videochiamata da computer.

Partiamo subito dallo strumento principale.

1) La Telecamera

La telecamera è colei che si occuperà di registrare ogni tuo movimento; quindi deve garantire delle buone performance sia a livello di fluidità delle immagini (frame rate) che a livello di risoluzione.

Se hai un PC portatile, puoi verificare le caratteristiche della webcam integrata portandoti sul Start -> Fotocamera e la rotella delle impostazioni in alto a sinistra e verificare la risoluzione (il numero con il x indica la risoluzione es: 1280 x 720 è in qualità HD quindi utilizzabile).

Se hai un PC fisso, o la tua webcam integrata non è performante, puoi acquistare una telecamera esterna; noi ti consigliamo di acquistarne una con una risoluzione minima Full HD da 1080, una buona soluzione è la Logitech C920 PRO che ha anche l’autofocus, ovvero la capacità di mettere e mantenere sempre in primo piano il tuo viso.

Potrai collegarla alla tua usb e lei si attiverà per te.

2) L’Audio

Se utilizzi un portatile, hai la possibilità di usare un microfono interno del computer ma questo potrebbe essere fin troppo distante per fare sentire chiaramente la tua voce (e non è carino appiccicarsi al pc urlando “mi sentiteee”); la soluzione più semplice e rapida è l’utilizzo di cuffiette con microfono, quelle del cellulare per intenderci, inserite nel jack audio del pc.

In alternativa esistono degli ottimi microfoni da tavolo adatti allo scopo, che permettono anche un’automatica rimozione dei rumori di fondo (ma non fanno miracoli, quindi se qualcuno in casa vostra lancia i piatti, si sentirà il rumore).

3) La Luce

La luce ci rende belli, raggianti, giovani.
È essenziale per risultare “videogenici”.

La soluzione più semplice è l’uso di due lampade a piantana (quelle da salotto per intenderci) ai lati, così da illuminare in modo uniforme il viso; queste devono essere fuori dall’inquadratura della videoconferenza ma la loro luce deve raggiungerci.

Mai mettere la luce dietro, è un suicidio estetico, fa apparire la figura totalmente in ombra.

Un pratico strumento, che noi utilizziamo e consigliamo ai nostri Clienti è la Ring Light, una luce tonda da mettere davanti al viso che permette di regolare la luminosità ed anche il calore della luce.

4) Ambiente e inquadratura

Attenzione a superfici riflettenti della luce alle vostre spalle o agli specchi.

È bene utilizzare come sfondo un angolo della casa che sia professionale ma “vissuto”, non artefatto o creato sul momento, improvvisando teloni di copertura. Un paio di libri dietro di noi fanno sempre la loro figura (magari non finti come quelli dei negozi d’arredamento).

Per quanto riguarda l’inquadratura la posizione ideale è webcam altezza degli occhi o leggermente sopra Se hai un portatile puoi utilizzare una scatola o dei libri per alzarlo alla giusta altezza.

5) Qualità della connessione per una buona videoconferenza

Per garantire una fluida videochiamata o videoconferenza è necessaria una buona connessione.
I valori da noi consigliati sono:
Velocità di upload: uguale o superiore a 2Mps
Velocità di download: uguale o superiore a 10Mbps

Per testare la velocità della tua rete senza competenze tecniche particolari puoi avvalerti di questo sito online gratuito: https://www.speedtest.net/it

6) Performance del pc

Un computer performante permette che il processo di acquisizione, trasmissione e ricezione video avvenga senza blocchi.

Il consiglio di base è di avere un computer con almeno 4 GB di Ram e processore Intel i5 (o equiparati e superiori, siamo a disposizione sul nostro Gruppo Facebook per conferme).

Consigliamo, prima della video conferenza, di chiudere tutti i programmi non utili per lo svolgimento della stessa.

Ed eccoci all’ultima indicazione tecnica, ma non per importanza.

7) Contatto Umano

E’ essenziale, mentre si parla, rivolgere lo sguardo direttamente alla webcam.

L’interlocutore capirà di essere proprio lui il diretto interessato e manterrà l’attenzione, proprio come quando guardi negli occhi una persona nel “mondo reale”.

Non cedere alla tentazione di guardare la tua immagine nelle schermo anche perché, seguendo questi nostri accorgimenti, sarai impeccabile e farai un figurone🤓

Vuoi scoprire come applicare tecnicamente al meglio i consigli in una riunione in videoconferenza?
Abbiamo creato la Guida tecnica e tecnologica alla videoconferenza che puoi scaricare gratuitamente.

In questa guida pdf troverai:

• videochiamata e videoconferenza: tecnologie a confronto;
• come fare una videoconferenza efficace;
• quale software usare per la videoconferenza.

Abbiamo inserito anche una selezione di 3 software “Nerd Approved” (Zoom, Google Meet e Whereby) per effettuare le videoconferenze, con delle pratiche indicazioni sul funzionamento e le indicazioni per la scelta.

Nerd Power!

Manuel e Jessica