Rispondere alle mail senza procrastinare o esplodere [Psicologia pratica per amministratori di condominio]

di Jessica Collu

Da quando ho ripreso gli studi universitari in Psicologia (in questo periodo sono in fissa con le Neuroscienze cioè il punto d’incontro fra mente e funzionamento del cervello) mi diverto a osservare come il cervello ci sabota nelle cose più quotidiane.

Attività da amministratore di condominio comprese.

Prendi le mail, per esempio

C’è quella che rimandi da tre giorni: la guardi, ti guarda, ma non clicchi su “rispondi”. Non è pigrizia: è la corteccia prefrontale che ti spinge a concludere contro il sistema limbico che urla “evita lo stress, quindi evita di rispondere”.
E di solito vince quest'ultimo, facendoti cancellare 11 newsletter inutili invece di scrivere quelle due righe di risposta. Si chiama procrastinazione emozionale: eviti sensazioni spiacevoli, rimandando.

E poi c’è quella a cui rischi di rispondere di pancia: la mail acida, il commento pungente, il condòmino che sbotta. Qui entra in gioco il coping: le strategie per evitare di esplodere e salvare rapporti e immagine. Funziona (conti fino a dieci, rimandi di cinque minuti, chiedi all’AI di scrivere per te) ma se diventa l’unico modo smetti di allenare l’autoregolazione.
E rischi di perdere credibilità se dal vivo il condòmino vede un comportamento incoerente con lo scritto.

Due facce della stessa medaglia

In un caso eviti, nell’altro ti trattieni, ma alla base c’è sempre il cervello che cerca di proteggerti dallo stress. Il punto non è scegliere se procrastinare o fare coping: è riconoscere il meccanismo e imparare a gestirlo.

Perché sì, le mail si possono rimandare o filtrare, l’AI può scrivere al posto tuo, ma dal vivo, in una riunione o in un’assemblea condominiale, scorciatoie non ce ne sono: lì serve allenamento.

Compito pratico per te

Compito pratico per te: da ora per una settimana prova a osservarti.
Quando arriva una mail o un messaggio difficile, chiediti: sto rimandando perché il compito è faticoso/noioso, o sto trattenendo la risposta per non reagire di pancia?

E se ti accorgi che sei in uno dei due casi, prova un micro-passo di autoregolazione:

• Se procrastini -> scrivi solo l’oggetto o una bozza con tre punti chiave (serve per sbloccarsi).
• Se rischi di rispondere di pancia -> prenditi 2 minuti di pausa (anche solo alzarti a bere un bicchiere d’acqua) prima di scrivere.

Solo notarlo e fare un gesto minuscolo cambia già il gioco.

Perché te ne parlo?

Perché con Nerd in Studio, a Manuel De Stefano e me capita spesso di vedere studi che sulla carta vanno solo riorganizzati ma nei fatti sono bloccati anche dal fattore umano: procrastinazione, stress, risposte di pancia.

In ogni consulenza e in ogni percorso guidiamo sia la riorganizzazione della parte pratica (informatica, cybersecurity, marketing, web e social media), sia quella umana: Manuel come mental e team coach, io come studentessa di psicologia.
Lo precisiamo perché altrimenti potresti pensare: “ma questi parlano di tutto?”.
No: parliamo solo di ciò che conosciamo bene. E di organizzazione di studio, digitale, esseri umani e condominio ne sappiamo decisamente tanto!

Se hai dubbi o domande seguici e scrivici sui nostri canali social Instagram, Facebook, LinkedIn e TikTok, ci piace divulgare rispondendo a domande pratiche!

Perché, alla fine, investire su se stessi è il miglior investimento: autoregolarsi, crescere, allenare la consapevolezza (e, ovviamente, farsi supportare da chi ha gli strumenti e competenze giuste: cioè noi Nerd! 🤓 ).

Nerd Power!

Jessica Collu

Nerd in Studio - gli Specialisti di innovazione dello Studio Condominiale
Da oltre 10 anni ci occupiamo di Informatica, Cybersecurity, Web Marketing per l'amministratore di condominio