Evita le chiamate fuori orario: strategie pratiche per amministratori di condominio (contiene Checklist)

di Jessica Collu e Manuel De Stefano

Sì, lo sappiamo: fare l’amministratore di condominio è una missione e, spesso, non una missione di pace.

Significa vivere in modalità “sempre disponibile”, anche quando l’Italia è ferma… tipo il giorno di Pasqua, nei weekend, nei festivi, o alle 23:30 di un lunedì qualunque.

Tra richieste continue, guasti improvvisi, assemblee eterne e il famoso “non funziona più l’antenna”, c’è troppo poco spazio per respirare (e festeggiare).

Ma non dev’essere per forza così.

Con un po’ di metodo, tecnologia e comunicazione chiara, puoi gestire le emergenze, educare i condòmini e – miracolo! – evitare le chiamate fuori orario.

Vediamo come fare.

Perché gli amministratori vengono contattati anche nei festivi?

Semplice: perché nessuno sa davvero chi deve fare cosa.

Quando manca chiarezza, i condòmini fanno l’unica cosa che sanno fare bene: chiamano l’amministratore di condominio. Sempre.

Anche per chiedere perché il portone si richiude lentamente.

Questo, se te lo stai chiedendo, è un po’ colpa loro e un po’ colpa tua.

È colpa del condòmino nella misura in cui evita di porsi domande e darsi risposte, di ragionare, di informarsi in modo obiettivo, togliendosi dalla testa il concetto che “io pago l’amministratore quindi deve essere sempre disponibile per me per qualsiasi cosa”, nell’ignoranza del vederti come un loro dipendente.

Ma è colpa tua nella misura in cui tu eviti di comunicare con loro.

Quando ti nascondi dietro il silenzio o alle mezze verità – spesso alle mezze bugie – per evitare problemi, domande ulteriori e conflitti che inevitabilmente accadono.

Perché ci vuole chiarezza, ci vuole la famosa “trasparenza” ma, anche, ci vuole un po’ di furbizia positiva.

La comunicazione è la prima forma di prevenzione

Prevenire le emergenze… è difficile. Perché le emergenze sono imprevedibili. Tranne nei casi in cui derivano da una trascuratezza manutentiva allora in quel caso sono alquanto prevedibili e arginabili.

Ma prevenire le chiamate inutili? È assolutamente prevenibile.

Ecco il concetto chiave:

Se dai le informazioni prima, giocando in anticipo, o se le rendi disponibili senza bisogno di accentrarle su di te allora nessuno avrà bisogno di chiederti niente, o quasi, dopo.

Checklist pratica: tutto quello che devi organizzare in anticipo

Abbiamo scritto questa checklist essenziale per amministratori di condominio previdenti con una comunicazione da 10 e lode e un approccio smart che eviterà di farti rimpiangere l’idea di fare questo lavoro.

Non è teoria: abbiamo implementato ogni singolo punto di questa Check-list negli Studi dei nostri Clienti diretti e da anni sono stati messi in pratica con ottimi risultati:

• Contatti dello studio, contatti di emergenza e dei fornitori sempre aggiornati anche in bacheca
• Rendere disponibile un numero/un tasto nel centralino per le emergenze manutentive H24 7 giorni su 7
• Recapiti e orari dello Studio nella firma di ogni email
• Dati di contatto e di reperibilità sempre presenti in tutti i materiali, dalla carta intestata ad ogni rendiconto
• Segreteria telefonica parlante con informazioni aggiornate
• Autoresponder sempre attivo su email/WhatsApp per comunicare i canali di contatto, tempi di risposta e servizi disponibili in autonomia 
• Modulo per prenotare appuntamenti in autonomia
• Contatti chiari e anche eventuali chiusure su sito web e social media
• Newsletter informativa periodica, specialmente prima dei periodi di chiusura dello Studio
• Accesso semplice ad un’area riservata online aggiornata (anche per interventi)
• Chatbot per richieste differibili e per ottenere risposte sul mondo condominiale in generale

Automatizza, informa, educa (con professionalità)

Le nostre 3 regole d’oro per evitare di farsi odiare dai condòmini (e dormire sereni):

• Automatizza dove possibile (email, app, segreteria, chatbot, moduli di contatto )
  
• Informa, specie giocando in anticipo ( newsletter, bacheche, area riservata, sito web, social media)
  
• Educa con fermezza… ma sempre con professionalità. Devi esprimere chiaramente quello che vuoi da loro. Se devono chiamare al numero fisso dello Studio e non al tuo cellulare dillo, scrivilo, ripetilo fino allo sfinimento, blocca se necessario, ma fai tutto il possibile per educarli alla comprensione.

Bonus: il Kit da tenere sempre a portata di mano

Abbiamo preparato per te un Kit di strumenti da scaricare e usare subito completo di una guida inedita scritta da noi e dei nostri modelli di auto risponditori collaudati in più di 10 anni di esperienza che potrai copiare e incollare, oltre che la versione stampabile della checklist e un cartello antipanico per ogni bacheca condominiale.

Come si chiama?

Kit Proteggi Tempo Libero

Tutto quello che serve all’amministratore di condominio per non farsi chiamare alle 23:58 e lavorare meglio ogni giorno.

Cosa contiene:

1. Checklist Proteggi Tempo Libero (stampabile)
2. Cartello Antipanico da Bacheca (stampabile pronto da personalizzare)
3. Modelli Copia & Incolla (email, WhatsApp e Social Media, segreteria) + guida all’uso
4. Guida “Come Educare i Mangiatempo” + FAQ: 10 domande condominiali con risposte già pronte

E contenuto Bonus:

5. AudioGuida “Come Educare i Mangiatempo”

Cosa risolvi:

• Meno chiamate, meno stress, meno “urgente!”
• Riduci le chiamate fuori orario
• Comunicazione più chiara e organizzata
• Condòmini informati = condòmini meno stressanti
• Educare i condòmini (con eleganza)
• Automatizzi dove serve (mantenendo il rapporto umano)
  

Tutto in stile Nerd in Studio: utile, pratico, ironico e bello da vedere (perché anche l’occhio vuole la sua parte).

Oltre 10 anni di esperienza condensanti in modelli collaudati e, visto che ci teniamo al tuo riposo e alla tua sanità mentale, da oggi fino al 1 maggio 2025 invece di € 132 lo potrai conquistare al prezzo di lancio in promozione a 17 euro.

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Conclusione: organizzarsi (prevenendo) è il vero segreto

Non puoi evitare tutti i problemi in condominio.

Ma puoi evitare che ti arrivino tutti insieme… sullo smartphone alle 23:58.

E noi siamo qui per aiutarti a farlo, con la testa nel cloud e i piedi sempre ben piantati nella nostra realtà condominiale.

Nerd Power!

Manuel & Jessica